JAKARTA - Badan Nasional Pengelola Perbatasan (BNPP) RI menggelar kegiatan rapat penyelarasan pelaksanaan penciptaan dan pemberkasan arsip untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan di lingkup BNPP RI pada, Kamis (28/11/2024).

Kegiatan rapat kearsipan yang dibuka dan dipimpin langsung oleh Kepala Biro Keuangan, Umum, dan Humas (Biro KUH) BNPP RI Indra Purnama ini merupakan bagian dari langkah BNPP dalam meningkatkan pengelolaan arsip perbatasan negara.

"Hal ini telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan, setiap Kementerian/Lembaga termasuk BNPP wajib mengelola arsip," ungkap Indra. 

Dapat diketahui bahwa penyelenggaraan kearsipan BNPP pada tahun 2023, keputusan Kepala ANRI Nomor 419 Tahun 2023 tentang Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan pada Instansi Tingkat Pusat dan Pemerintahan Provinsi Tahun 2023 BNPP meraih nilai sebesar 80,40 dengan kategori A (memuaskan).

Kemudian, keputusan Kepala ANRI Nomor 392 Tahun 2023 tentang Nilai Indeks Tingkat Digitalisasi Arsip Kementerian/Lembaga dan Pemerintahan Provinsi Tahun 2023. Nilai tingkat digitalisasi arsip BNPP RI meraih nilai sebesar 86,61 dengan kategori A (memuaskan).

"Peningkatan ini merupakan cerminan atas keberhasilan BNPP RI dalam mengimplementasikan berbagai kebijakan strategis seperti penetapan pedoman tata kelola kearsipan melalui peraturan BNPP RI, penerapan aplikasi SRIKANDI, dan optimalisasi JIKN," terang Indra.

Selanjutnya, tambah Indra, pengelolaan arsip terkait kebijakan nasional termasuk arsip penanganan Covid-19 serta kolaborasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk rencana pembangunan galeri arsip perbatasan di PLBN juga sebagai kebijakan strategis BNPP RI dalam meningkatkan pengelolaan arsip.

Adapun disampaikan oleh Kepala Bagian Humas, TU Pimpinan & Arsip Andri Indrawan maksud kegiatan ini agar pengelolaan arsip di lingkup BNPP RI sesuai dengan peraturan BNPP Nomor 1 Tahun 2023 tentang penyelenggaraan kearsipan, khususnya dalam pengelolaan persuratan.

"Rapat ini juga memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas pengelola arsip pada unit pengolah serta evaluasi terkait tata kelola arsip, khususnya dalam identifikasi, penataan, dan pemberkasan," ujar Andri.

Sehingga, Andri berharap, kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan BNPP RI semakin baik sesuai dengan standar dan ketentuan pengelolaan kearsipan yang berlaku.

Dalam rapat, hadir juga sebagai narasumber Direktur Penyelamatan Arsip Mira Puspita Rini menyampaikan materi mengenai pengelolaan arsip secara efisien dan berkelanjutan.

“Tim berhasil menyelesaikan tugas dengan tepat dan cermat, menggunakan waktu, tenaga, dan biaya secara efisien untuk mencapai hasil pengelolaan arsip yang maksimal,” ucap Mira.

Mira menambahkan, upaya pemeliharaan yang berkelanjutan merupakan langkah penting bagi entitas kearsipan dalam menjaga kontinuitas warisan sejarah daerah dan bangsa, sehingga arsip-arsip tersebut dapat diakses dan dimanfaatkan secara luas oleh publik. 

“Tidak hanya itu, arsip-arsip tersebut juga perlu disajikan secara menarik agar mampu menumbuhkan kecintaan dan kebanggaan generasi muda terhadap budaya bangsa dan negara,” jelasnya.

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, terdapat dua macam arsip yakni arsip dinamis dan arsip statis. Mira menerangkan, arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Sedangkan, arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI atau lembaga kearsipan. 

Selain itu, Arsiparis Ahli Pertama ANRI Dimas Pratama Yuda yang juga hadir sebagai narasumber menyampaikan bahwa terdapat tantangan dan peluang dalam pengelolaan arsip.

Maraknya berita hoax & post truth di media-2 sosial sehingga diperlukan kecepatan dalam melawan hoax tersebut dengan informasi yg akurat melalui penyediaan arsip yang autentik

“Maraknya berita hoax di media sosial menjadi tantangan dalam pengelolaan arsip, sehingga diperlukan kecepatan dalam melawan hoax dengan informasi yang akurat melalui penyediaan arsip yang autentik,” kata Dimas.

Tantangan lainnya, tambah Dimas, berupa faktor alam di wilayah Indonesia dengan daerah yang tropis membuat suhu dan kelembaban udara tidak mendukung kelestarian arsip.

“Faktor lainnya di wilayah Indonesia yang rawan dengan bencana alam, sehingga back up arsip melalui arsip digital melalui Data Recovery Center (DRC) diperlukan,” tegasnya.

BNPP RI berharap, pengelolaan arsip di lingkungan BNPP RI terus berkembang, tidak hanya untuk mendukung efektivitas kerja, tetapi juga untuk melestarikan nilai sejarah dan budaya bangsa khususnya sebagai pengelolaan arsip perbatasan negara.

Penulis: Bagas Ramadhandy

(Humas BNPP RI)